Wat doet een douanedeclarant?

dinsdag 25 mei, 2021

“Oooh, dus jij werkt bij de Douane?” is een opmerking die je als douanedeclarant regelmatig te horen krijgt. Ook bij WA Customs krijgen de collega’s regelmatig met dit misverstand te maken. “Ik heb weleens een meisje aan de telefoon gehad dat boos werd omdat haar pakketje van AliExpress tegen werd gehouden, want: ‘Jij bent toch de Douane?!’,” lacht Aaike van der Pluijm. Misverstanden genoeg dus, maar wat doet iemand die wel declarant is maar geen Douane dan wel?

“Meestal leg ik uit dat ik een soort belastingadviseur ben, maar dan op douanegebied. Ik zorg ervoor dat je met de juiste in- en uitvoerdocumenten voorkomt dat je problemen krijgt met de Douane,” vertelt Aaike, die sinds eind 2018 als douanedeclarant werkzaam is bij WA Customs. Hoe haar dag eruit ziet is onder meer afhankelijk van de dienst die ze draait: het kantoor is open van 7 uur ’s ochtends tot 9 uur ’s avonds en de werknemers wisselen de verschillende shifts af.

Elke dag anders

“Als ik de ochtenddienst draai staat er meestal nog niet heel veel in de mailbox en is het betrekkelijk rustig. Maar als ik de avonddienst heb kan het zomaar zijn dat er al een stapel dossiers op mijn bureau ligt of dat er flink wat mails in de inbox zijn blijven staan omdat ik degene ben die het beste weet hoe het daarmee staat of omdat collega’s er niet aan toegekomen zijn.”

“Het grootste gedeelte van de dag ben ik vervolgens bezig met het voorbereiden van documenten voor import en export en de eventueel bijbehorende oorsprongsdocumenten zoals een Eur1, waarmee bedrijven korting of vrijstelling krijgen op invoerrechten. Soms is dit eenvoudig, soms is het meer werk. Dat is het leuke: geen enkele dag is hetzelfde! De ene keer heb je zendingen die routine zijn en die je bijna blind kunt opmaken, maar ik heb ook een vaste klant waarbij geldt: als hij een drukke dag heeft heb ik die ook, zoveel moet er dan geregeld worden.”

Speciale aandacht

“Wanneer een chauffeur hier bij ons aan de balie staat om goederen in te laten klaren laat ik vallen waar ik op dat moment mee bezig ben en krijgt dat voorrang. Hierbij gaat het om zendingen op een trailer die meestal vanuit Tunesië via Marseille of uit het Verenigd Koninkrijk via Calais de Europese Unie binnengekomen en naar een ontvanger in Nederland moeten. De goederen zijn met een T1, een transitdocument, door Frankrijk en België vervoerd en moeten nu in Nederland worden ingeklaard, lees: officieel worden geregistreerd en toegelaten. Maar dat kan pas als de chauffeur zich daadwerkelijk hier met de goederen meldt. Hoe sneller dit vervolgens is afgerond, hoe sneller de chauffeur door kan naar de ontvanger. En soms gebeurt het dat de Douane ter plekke een fysieke controle wil uitvoeren op de goederen, dan moeten we daar op wachten.”

“Zendingen van en naar landen waarvoor handelssancties gelden, zoals Libië en Irak, kunnen voor veel werk zorgen. Daarbij moet worden uitgesloten dat het om militaire goederen gaat (en daar valt veel onder: ook computerchips kunnen bijvoorbeeld voor militaire doeleinden worden gebruikt) en ze niet onder een bepaalde wetgeving vallen. Elke goederencode die is opgegeven bij een product moet dan ook worden uitgeplozen.”

De wil om te weten

Maar dat gepuzzel is ook een van de leukste dingen aan haar werk vindt Aaike. “Ja, dat uitzoeken van de regels bij in- of uitvoer van bepaalde goederen, daar houd ik van. Wat minder leuk is, is dat mensen vaak denken dat je alle kennis á la minute paraat hebt, zonder dat ze vooraf enige vorm van documentatie hebben doorgestuurd. Dan bellen ze op met een spervuur aan vragen. Maar dat wij meer weten van douanezaken dan de gemiddelde persoon wil niet zeggen dat we alle informatie op ieder moment direct uit onze mouw kunnen schudden. In ons vak draait het erom dat wij goed weten waar we de benodigde informatie kunnen vinden en op die manier ondersteuning kunnen bieden waar bedrijven dit nodig hebben. Maar hoe snel iets kan worden uitgezocht is afhankelijk van de goederen en het land van af- of aankomst.”

Om dat allemaal te leren volgde Aaike eerst de opleiding tot assistent declarant. “Al bij mijn vorige werkgever was ik gefascineerd door wat de declaranten daar deden, dus wilde ik me daar meer in verdiepen. Uiteindelijk heb ik vorige maand ook de vakopleiding afgerond, al was ik daarvoor natuurlijk al aan het werk als declarant. Daarvoor heb je ook niet per se veel nodig aan opleidingen, wel een grote interesse en nieuwsgierigheid. En door de ontwikkelingen op douanegebied op de voet te volgen blijf je op de hoogte van alle veranderingen. Maar ik vind het heel prettig dat bij WA Customs de mogelijkheid is om relevante opleidingen te volgen en je zo te kunnen verdiepen.”

Trots op je werk

“Het gaafste wat ik tot nu toe heb meegemaakt is het rechtzetten van een verkeerd verwerkte aangifte van een klant. Ik kwam er achter dat er iets blijkbaar niet helemaal goed was gegaan waardoor deze een behoorlijk som aan douanerechten moest betalen. Daarop besloot ik een brief naar de Douane te sturen met een uitleg van waar het was mis gegaan en waarom het teveel betaalde douanerecht terug betaald zou moeten worden, met alle nodige bewijslast erbij.”

“Met dat dossier ben ik uiteindelijk bijna 4 maanden bezig geweest, waarvan een groot deel vanuit huis vanwege de eerste lockdown: uitzoeken over welke goederen het ging, het weerleggen van de argumenten van de douanier. Omdat ik op dat moment nog niet was begonnen met de vakopleiding ben ik op eigen houtje in de douanewetgeving gaan spitten om die argumenten te ondergraven. Toen de uiteindelijke beslissing per post binnenkwam en ik las dat de terugbetaling van €10.000,- werd toegewezen was ik echt in extase! Dit is ook precies wat ik leuk vind aan het vak: uitzoeken, puzzelen, discussiëren en met heldere argumenten de Douane proberen te overtuigen. Ik gloei nog steeds elke keer van trots als ik die brief zie!”

Vragen? Neem contact met ons op